Job Description

my-vpa ist seit 15 Jahren Marktfuhrer fur deutschsprachige virtuelle Assistenz. Taglich unterstutzen unsere VPAs Kunden in unterschiedlichsten Branchen. Unser internes Operations- & HR-Team sorgt dafur, dass Prozesse reibungslos funktionieren, neue VPAs professionell geboardet werden, mit Kunden passend gematcht werden und sowohl Kunden als auch unsere Community sich gut betreut fuhlen.

Fur unser eingespieltes Job-Sharing-Duo suchen wir eine strukturierte, kommunikationsstarke und serviceorientierte Person, die HR, Operations, Community-Management und leichte Key-Account-Aufgaben gleichermassen liebt -- und keine Scheu hat, aktiv den direkten Kontakt zu suchen. Da wir zu 100% Remote arbeiten, ist die Stelle ideal fur dich, falls du im Ausland lebst.

DEINE AUFGABEN

HR / People & Community Management

VPA-Bedarfsplanung, Rekrutierung & Workload-Verteilung Vorauswahl, Bewertung & Dokumentation von Bewerbungen Durchfuhrung von Video-Vorstellungsgesprachen Onboarding & Begleitung neuer VPAs in den ersten Wochen Offboardings von VPAs, die unsere Community verlassen Aktives Community- & Happiness-Management fur unsere VPAs VPA-Betreuung in herausfordernden Situationen Proaktiver Austausch mit VPAs per Chat oder Videocall Sicherstellung unserer Qualitatsstandards Ansprechpartnerin fur VPAs bei Fragen zum Start, Prozessen oder Aufgaben
Weiterentwicklung unserer internen Academy (Weiterbildungsplattform)

Operations / Customer Support & Task Management

Kundenkorrespondenz uber alle Kommunikationskanale Aktiver Kundenkontakt durch Videocalls, Telefonate & personliche Abstimmungen Bearbeitung von Kundenreklamationen, Task Management & operative Steuerung Prufung, Priorisierung und Zuweisung von Kundenaufgaben Matching von Kunden mit geeigneten VPAs aus der Community Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs im Tagesgeschaft Operative Unterstutzung der COO bei Kundenbelangen und internen Projekten Betreuung von Angebotskunden (Key-Account-Aufgaben)

DEIN PROFIL

Must-Have

Erfahrung in HR, Operations, Customer Support oder einer vergleichbaren Rolle Sehr strukturierte, saubere und konzentrierte Arbeitsweise Fahigkeit, viele Informationsquellen parallel zu priorisieren Systemaffinitat und schnelle Auffassungsgabe Umgang mit KI-Anwendungen und dem Google Workspace Sehr hohe Kommunikationskompetenz, schriftlich wie mundlich Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse Zuverlassigkeit, Professionalitat & ausgepragte Serviceorientierung Freude am personlichen Austausch (Video, Telefon, Meetings)

Nice-to-Have

Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder eine vergleichbare Qualifikation Erfahrung in Remote-/Freelancer-Teams Key-Account oder Kundenbetreuungs-Erfahrung

UNSER ANGEBOT

100 % Remote-Arbeit, ideal auch fur Bewerberinnen im Ausland
Feste Arbeitszeiten innerhalb deutscher Burozeiten Enge, personliche Zusammenarbeit mit der COO in einem kleinen, vertrauensvollen Team Regelmassiges Feedback, personliche Coachings & Weiterentwicklung Kostenlose Weiterbildungen Modernes Job-Sharing-Modell mit klarer Aufgabenabstimmung Intensives Onboarding mit Patenprogramm Ein motiviertes, wertschatzendes Umfeld Langfristige, stabile Zusammenarbeit auf Freelancer-Basis

DER BEWERBUNGSPROZESS

Wichtiger Hinweis: Wir berucksichtigen ausschliesslich Bewerbungen, die uber unser Bewerbungsformular auf unserer Unternehmenswebseite eingereicht werden.

1.) Bewerbung uber unsere Webseite: fulle hier https://my-vpa.com/freie-stellen/operations-und-hr/ das Bewerbungsformular inkl. Quiz aus und lade deinen CV hoch.

2.) Wenn's passt, laden wir dich nach Prufung deiner Unterlagen zu einem Video-Gesprach mit unserem Recruiting-Team ein.

3.) Danach folgt ein zweites Gesprach mit unserer COO, um dich fachlich und personlich noch besser kennenzulernen.

4.) Danach erhaltst du zeitnah unsere Entscheidung.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit

Erwartete Arbeitsstunden: mindestens 25 pro Woche

Arbeitsort: Homeoffice